Często słyszymy: „Potrzebujemy systemu, bo obecny nie działa”. Ale gdy zaczynamy analizę, okazuje się, że problem leży nie w narzędziu, ale w tym, jak działa sam proces.
Zanim wydasz kolejne dziesiątki tysięcy złotych — sprawdź, czy któryś z poniższych punktów nie dotyczy Twojej firmy.
1. Wiele osób powiela te same zadania
To klasyk: dane są kopiowane z jednego systemu do drugiego, bo „tak trzeba”. Automatyzacja nie ma sensu, jeśli najpierw nie uprościsz działań.
2. Proces zależy od jednej osoby
Kiedy kluczowy etap procesu zna tylko jedna osoba – to nie proces, to ryzyko. A jeśli ta osoba odejdzie lub pójdzie na urlop?
3. Każdy dział ma swoją wersję rzeczywistości
Brak wspólnej definicji „zamkniętej sprzedaży” lub „zakończonego zgłoszenia” sprawia, że firma działa niespójnie. A wtedy trudno o jakość i skalowalność.
4. Działacie reaktywnie, nie proaktywnie
Zamiast planować — gasicie pożary. Zamiast działać według harmonogramu — reagujecie na kolejne „wrzutki”.
5. Nie wiesz, jak długo trwa proces i ile kosztuje
Jeśli nie mierzysz, nie zarządzasz. Bez danych o czasie trwania, kosztach czy etapach nie ma mowy o usprawnieniu.
6. Są ciągłe wyjątki i obejścia
„Normalnie to robimy tak, ale…” — to zdanie zwiastuje problemy. Wyjątki powinny być rzadkością, nie normą.
7. Nie wiadomo, kto jest za co odpowiedzialny
Jeśli w zespole nikt nie czuje się właścicielem całego procesu — pojawia się luka odpowiedzialności. Brakuje koordynacji, a decyzje są odkładane.
8. Kupiliście system, ale nic się nie zmieniło
Bo system to tylko narzędzie. Jeśli działa źle zaprojektowany proces, to po prostu automatyzujecie chaos.
9. Macie rozdrobnione narzędzia bez integracji
CRM, Excel, system faktur, e-mail, komunikator — wszystko działa osobno. Zespół zamiast pracować, „przełącza się” między systemami.
10. Nie ma dokumentacji ani instrukcji
Jeśli nowa osoba nie jest w stanie samodzielnie wejść w proces, to znaczy, że ten proces nie istnieje — przynajmniej nie formalnie.
Co z tym zrobić?
Jeśli rozpoznajesz choć 3-4 z tych punktów w swojej organizacji, to najwyższy czas uporządkować procesy.
Nie inwestuj w nowe systemy zanim nie wiesz:
Jak działa Twój proces?
Gdzie są problemy?
Co naprawdę potrzebujesz zmienić?
W HeadIT robimy to tak:
Analizujemy AS-IS – jak jest naprawdę
Projektujemy TO-BE – jak ma być
Dostarczamy i wdrażamy rozwiązania – które mają sens